home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / soar1 / soar-2.doc < prev    next >
Text File  |  1987-05-23  |  49KB  |  1,321 lines
  1.                                SOAR USERS GUIDE                               
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                    SECTION 1
  6.                                  INTRODUCTION
  7.  
  8.  
  9.         SOAR (Service Oriented Accounts Receivables) has been designed
  10.         to simplify customer billing, provide powerful and meaningful
  11.         management reports, and allow one to rapidly obtain a "snap-
  12.         shot" of their business income and its sources.  Most
  13.         importantly, SOAR is EASY TO USE!  One need not be a computer
  14.         scientist to use SOAR.  SOAR is, to coin an overused phrase,
  15.         "User Friendly".  The key features of SOAR are:
  16.  
  17.           o  Simplified billing for businesses that provide services as
  18.              well as products.  Charges can be fixed item (inventory
  19.              item), services, hourly rates, fixed cost, or variable
  20.              cost.
  21.  
  22.           o  Each customer can be assigned a late charge rate so you
  23.              can give special treatment to good customers.  Any
  24.              customer can be declared as tax exempt for dealing with
  25.              government agencies or wholesale transactions.
  26.  
  27.           o  Automatic billing of customers with fixed rate service or
  28.              support contracts.
  29.  
  30.           o  22 summary catagories available to summarize you business
  31.              activity.
  32.  
  33.           o  Powerful reporting to identify specific areas of income
  34.              and easy identification of items or services that are
  35.              profitable for your business.
  36.  
  37.           o  Reports can be sorted or ordered with up to five (5) keys
  38.              to give you the specific information you need for your
  39.              business and directing your areas of effort.
  40.  
  41.           o  Three billing formats supported.  Two industry standard
  42.              general purpose forms as well as a "generic" form.
  43.  
  44.           o  Mailing list generated from customer data base.  Mailing
  45.              labels can be prepared for customers billed, all
  46.              customers, active customers, inactive customers, or
  47.              customers with past due balances.
  48.  
  49.           o  Mailing label file compatible with popular word processors
  50.              such as PC Write for use in preparing form letters, etc.
  51.  
  52.           o  Taxable sales and tax exempt sales automatically stored
  53.              and reported.
  54.  
  55.           o  Customer inquiries are rapid and provide an instant
  56.              history of the customer's activity.
  57.  
  58.  
  59.  
  60.                                     Page 1                                    
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                                SOAR USERS GUIDE                               
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.           o  Transactions are catagorized to simplify billing and
  73.              applying charges; i.e., a transaction catagory can be a
  74.              fixed price inventory item, an hourly charge or a variable
  75.              charge.
  76.  
  77.           o  Number of customers and transaction catagories or types
  78.              limited only by available disk space.
  79.  
  80.           o  Data files can be merged to allow your business to be
  81.              reported in quarters or whatever increment you desire for
  82.              tax purposes and/or management information.
  83.  
  84.           o  SOAR will operate on any IBM PC, IBM XT, IBM AT or true
  85.              compatible with 192K of memory and at least two floppy
  86.              disk drives or one floppy disk and a hard disk.  Reports
  87.              and billing require an 80 column printer.  Please note
  88.              that SOAR is most efficient in a hard disk environment.
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.         IBM PC, IBM XT, and IBM AT are registered trademarks of the IBM
  118.         Corporation.
  119.  
  120.         PC-Write is a trademark of Quicksoft.
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.                                     Page 2                                    
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                                SOAR USERS GUIDE                               
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                                    SECTION 2
  138.                                A BIT ABOUT SOAR
  139.  
  140.  
  141.         PLEASE READ THIS SECTION!!  The value and utility of SOAR can
  142.         only be realized if there is a complete understanding of the
  143.         mechanics and features of the program.  This section is most
  144.         important since it describes and defines the methods used by
  145.         SOAR in handling transactions.
  146.  
  147.         There are five key elements of SOAR.  These are the system
  148.         file, customer records, summary catagories, transaction
  149.         catagories, and charge or payment transactions.  Each of these
  150.         elements will be defined and then their interaction described.
  151.  
  152.         2.1 System File:
  153.         The system file contains all the information about your company
  154.         including the company name and address to be put on reports and
  155.         bills.  This file also contains information about which of
  156.         three billing formats you want to use, the last statement
  157.         number used and the sales tax percentage for use in computing
  158.         sales tax.  Lastly, the system file provides information to
  159.         tell SOAR where the data files are located in the computer
  160.         system.
  161.  
  162.  
  163.         2.2 Customer Records:
  164.         Charges and payments can only be applied to customers that SOAR
  165.         knows about.  Therefore, the customers must be entered into the
  166.         system before they can be billed.  Each customer record
  167.         contains the name and address of the customer, their present
  168.         balance, past due balance, current charges, and information
  169.         about their last payment.  The customer record informs SOAR
  170.         of the late charge percentage to be used in computing late
  171.         charges on past due balances and indicates whether or not the
  172.         customer is "tax exempt".
  173.  
  174.         2.3 Summary Catagories:
  175.         A summary catagory is a means to allow you to identify specific
  176.         areas of your business activity.  For example, if your business
  177.         involves retail sales, repair, service, and installation then
  178.         you can setup summary catagories for PAYMENTS, TAXABLE SALES,
  179.         REPAIR, SERVICE and INSTALLATION.  Each time a payment or
  180.         charge transaction is posted by SOAR, the amount of the
  181.         transaction is added to the accumulating total in the summary
  182.         catagory.  Thus, at any time you can tell how much REPAIR
  183.         business you have done.  Every transaction must report to a
  184.         summary catagory and you must therefore give some thought as to
  185.         how you want to summarize your business.
  186.  
  187.         SOAR allows up to 22 summary catagories to be defined.  Six of
  188.         these are reserved for income and 16 are reserved for charges.
  189.  
  190.  
  191.  
  192.                                     Page 3                                    
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.                                SOAR USERS GUIDE                               
  200.         
  201.  
  202.  
  203.  
  204.         Five of the catagories are pre-defined and cannot be changed.
  205.         These are PAYMENTS, TAXABLE SALES, TAX EXEMPT SALES, SALES TAX,
  206.         and SERVICE CHARGES.  The summary catagories that might be used
  207.         by a computer consulting firm are shown below.
  208.  
  209.                INCOME CATAGORIES                CHARGE CATAGORIES
  210.          1. PAYMENTS          22090.64   11. SOFTWARE SUPPORT  2810.00
  211.          2. CREDITS               0.00   12. REPAIR             150.00
  212.          3. DEPOSITS              0.00   13. CONSULTING         520.00
  213.          4.                       0.00   14. TRAINING            80.00
  214.          5.                       0.00   15. CUSTOM SOFTWARE    100.00
  215.          6. ADJUSTMENTS           2.70   16. INSTALLATION       240.00
  216.                                          17. SHIPPING/HANDLING   24.28
  217.                CHARGE CATAGORIES         18.                      0.00
  218.          7. TAXABLE SALES     13697.35   19.                      0.00
  219.          8. TAX EXEMPT SALES     65.00   20. MISCELLANEOUS        0.00
  220.          9. SERVICE            1785.96   21. SALES TAX          821.84
  221.         10. HARDWARE SUPPORT   1060.00   22. SERVICE CHARGES      3.30
  222.  
  223.         Note tha